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关于印发《外事工作暂行规定》的通知


潍坊工程职业学院

关于印发《外事工作暂行规定》的通知

各部门,各单位:

现将潍坊工程职业学院《外事工作暂行规定》印发给你们,请认真遵照执行。

潍坊工程职业学院

2016118

潍坊工程职业学院外事工作暂行规定

第一章 外事办公室职责

外事办公室是学院对外工作的窗口和桥梁,是全院涉外工作的行政管理部门。其工作职责主要包括:拟订学院外事工作计划和外事工作规章制度;协调全院外事活动,为教学系(院、部)的教学、科研和国际学术交流提供信息和联系服务;负责外事接待工作,组织、参与重要外事接待活动;负责外籍专家、教师的聘请和管理工作;协助办理校际交流、合作科研、参加国际学术会议等长短期因公出国人员出国手续;协助办理校际交换生、学生出国实习研修、留学申请等项目的审核及出国(境)手续。

第二章 外事纪律

外事工作关系学院的声誉,学院全体工作人员和学生在与外籍教师和来访外宾的接触过程中,必须严格遵守外事纪律。

一、依照国家的方针政策、规章制度办事,维护国家和人民的利益,保守国家的秘密。

二、坚决维护学院利益,严守学院秘密。

三、及时如实向有关部门反映非正常的外事情况。

四、外事交往中,注意文明礼貌、服饰和仪容。对外籍人士友好热情,谦虚谨慎,不卑不亢。

五、尊重外籍教师的风俗习惯和宗教信仰,不与外籍教师讨论政治、宗教等敏感问题。对他们的传教行为或言行加以制止,并向有关部门报告。

六、尊重外籍教师个人隐私,未经外事办公室以及外籍教师本人的同意,不得擅自进入外籍教师公寓。未经批准不得接受新闻单位对外籍教师的采访。

七、坚持勤俭办外事的原则,反对铺张浪费,自觉抵制不良思想的侵蚀。

八、凡违反外事纪律者,视情节轻重给予处罚,情节严重者将追究法律责任。

第三章 外事接待

学院开展的校际交流项目,对于拓展我院与国外有关院校的长期友好关系有着重大意义,各部门、各单位应给予大力支持,积极配合。

一、外事办公室负责外宾的活动及行程食宿安排。校际交流项目所在系(院、部)负责具体的讲学安排(包括翻译、讲课时间、地点)。

二、各系(院、部)邀请访问、参观的外宾,原则上由系(院、部)自行接待,外事办公室予以协助配合,需院级领导出面的,须提前一周报请。系(院、部)应做好以下接待工作:

1.拟订接待提纲和接待日程方案,并提前报外事办公室;

2.确定会谈内容、会谈方式、会谈主谈人和其他参加人;

3.事先联系好参观事项;

4.作好接待记录。记录内容包括:时间、地点、主要参加人、会谈的主要内容等;

5.外宾离校后,对交流活动进行总结,并在一周内提交外事办公室存档备案。

三、外事接待原则上采取对等原则,即校级外宾来访由院级领导出面接待,系(院、部)外宾来访,由外事办公室或相关系(院、部)接待。

四、外事接待参加人员应衣着整洁、得体,言谈、举止礼貌大方。接待过程中遵守国家外事接待和保密工作有关的规定。

五、接待费用:校际交流项目,费用由外事办公室负责报学院审批;以系(院、部)名义或以个人名义组织的活动,由承办单位和个人提出申请报院领导审批。

第四章 聘请短期外籍专家的规定

一、短期专家指应我院相关系(院、部)邀请来院讲学或进行其它学术交流活动十天以上,或顺道邀请来院讲学五天以上的外籍专家。

二、系(院、部)上报邀请计划时,应备有已同外籍专家联系并且对方表示同意的信函,然后报外事办公室办理相关手续。

三、邀请单位应提前两个月将外籍专家的简历提交外事办公室。

四、系(院、部)应将外籍专家来华时间及有关变化情况及时通知外事办公室。在外籍专家来华期间,外事办公室应配合系(院、部)安排组织好讲学、参观等活动。

第五章 聘请长期外籍专家、教师的规定

一、根据教学、外语培训、师资培养的需要,学院有计划、有目的地聘请具有教学经验和专业水平的外籍专家和教师。

二、在教学计划确定之后,聘用系(院、部)必须认真填写外籍专家、教师用人计划,外事办公室会同聘用系(院、部)根据计划和要求,物色挑选合适的人选,报学院审批。外事办公室负责办理外籍专家、教师来华前后的一切手续,并签署正式合同。

三、在外籍专家、教师到任之前,聘用系(院、部)应做好充分准备工作,保证按时开课;到任后,应给每位外籍专家、教师配备一名中方合作教师,并尽早与其取得联系,告知教学内容和课程安排,并将授课的内容、教材、对象、人数、课程表、上课地点以及中方合作教师名单报外事办公室,以便于协调工作。

四、每学期期中及学期结束前,外事办公室与聘用系(院、部)对外籍专家、教师进行教学评估,并会同教务处与及有关人员联合召开外籍专家、教师教学情况座谈会,了解他们的教学情况和学生的学习情况,检查聘用效果。

第六章 教职工出国(出境)派出工作

一、学院派出的因公务出国(出境)团组,须将全部邀请材料备齐,提前45个工作日交到外事办公室。外事办公室负责上报并办理证照、签证等相关手续。

二、申报材料中出访理由须满足要求充分、任务必要、派员身份恰当、期限适宜、费用落实、符合出国(出境)规定等条件。

三、因公务派出人员出国(出境)前应到组织人事处和外事办公室办理短期离校手续。

四、出国人员归国后要及时到组织人事处和外事办公室报到,办理归国手续,并在一个月内将出国(出境)的总结、因公护照交到外事办公室。

五、学院鼓励各学科加强国际交流合作,学习、引进国外先进的科学技术和成果,扩大我院在国际学术界的影响,促进我院的建设和发展。

第七章 学生赴境外项目派出工作

一、经学院同意的校际交换生、出国实习研修、留学申请等项目,学生须将全部申请材料备齐,提交到外事办公室。外事办公室负责指导学生准备和收集整理材料,协助学生办理证照、签证、签注等相关手续。

二、学生参与学院项目出国(出境)前应到财务处缴清学费,并到相关系(院、部)、教务处和外事办公室办理离校手续。

三、学生归国后要及时到系(院、部)和外事办公室报到,办理返校手续,并提交书面的总结和成果汇报。

四、学院鼓励学生参与由学院组织的校际交换生、出国实习研修、留学申请等项目,通过国外(境外)学习提高自己的综合素质,同时扩大我院在国际交流的影响。

第八章 附则

一、本规定由潍坊工程职业学院外事办公室负责解释。

二、本规定自发布之日起执行。

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